Wissen Sie wirklich, was los ist, in Ihrer Agentur? (Teil 2)

 Urheber : Andriy Popov | 123rf.com

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"Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.", lautet eine bekannte Redewendung, die Lenin zugeschrieben wird. Nun funktionieren gerade diejenigen Agenturen erfahrungsgemäß am besten, bei denen sich ein auf Vertrauen und Selbstverantwortung aufgebautes Managementsystem etablieren konnte. Leider stoßen solche Systeme aber immer wieder mal an ihre Grenzen, besonders, wenn Selbstüberschätzung, ungesunder Zwangsoptimismus, Komplikationsblindheit oder Angst vor Jobverlust bei Mitarbeitern ins Spiel kommen. Dann stehen die Profitabilität der Agentur und die Solidität der Kundenbeziehung auf dem Spiel. Aber was sind die Anzeichen von schwelenden Problemen, was wäre ein sinnvolles Frühwarnsystem für Führungskräfte in Agenturen, das rechtzeitig ankündigt, dass mehr Kontrolle angebracht wäre?

Im ersten Teil dieses zweiteiligen Posts [hier] habe ich schon vier typische Phrasen von Agenturmitarbeitern aufgelistet, die erste Anzeichen dafür sein können, dass Projektziele eventuell nicht erreicht, Milestones nicht eingehalten werden können, falls nicht umgehend geeignete Qualitätssicherungsmaßnahmen ergriffen werden. Hier nun weitere vier dieser typischen Floskeln, die bei Ihnen als Führungskraft die Alarmglocken klingeln lassen sollten:

8 Phrasen, die Ihnen signalisieren, "Houston, wir haben ein Problem!" (Teil 2 von 2)

5. "Ist schon so gut wie erledigt."
Wann immer Sie diese unbefriedigende Antwort bekommen, sollten Sie nachfragen, was konkret noch zu tun ist, um das Projekt erfolgreich abzuschließen und wie lange man dafür einplanen muss. "So gut wie ..." ist viel zu schwammig und induziert, dass der betreffende Mitarbeiter entweder selbst ins Schwimmen geraten ist oder einfach gar nicht wirklich weiß, wo das Projekt gerade steht.

Meine Praxis-Tipps: (1.) Wenn Sie dieses "So gut wie ..." oft zu hören bekommen, ist es an der Zeit ein effektives Reporting-System zu installieren. Ein "Armaturenbrett", das es dem Management ermöglicht,  jederzeit sehen zu können, wo ein Projekt steht, wann es voraussichtlich fertiggestellt werden kann und welche potenziellen Hürden, den termingerechten Projektabschluss möglicherweise noch gefährden könnten. (2.) Erwägen Sie tägliche, kurze Stand-Up-Meetings (nicht länger als 15 Minuten), in deren Rahmen die Projektverantwortlichen den aktuellen Status präsentieren. (3.) Wöchentliche 15Five Reports sind eine moderne Methode für Führungskräfte die aktuelle "Betriebstemperatur" Ihrer Agentur besser zu verstehen.

6. "Der Kunde schätzt meine Arbeit nicht. Besser Ihr setzt jemand neues auf den Etat."
Zugegeben, es nagt am Selbstbewusstsein, seine Ideen und seine Arbeit Tag für Tag der oft destruktiven Kritik auszusetzen. Kritik, die häufig von Menschen kommt, die weit weniger von der Materie verstehen, als die Profis in der Agentur, die sie ersinnen. Kritik, die oft geschmäcklerisch ist und Kritik, die häufig wenig konstruktiv daherkommt; in der Hektik des Arbeitsalltags oft auch noch wortkarg und unpersönlich dahingeschrieben, in einer kurzen E-Mail oder SMS.

Aber hey, wir sind doch schließlich Profis. Und steckt denn nicht in jeder Kritik auch das Potenzial zu lernen, besser zu werden und besser zu verstehen, was unser Kunde zu brauchen glaubt, um glücklich zu sein? Schließlich sind wir in einer Dienstleistungsbranche und unser Job ist es, stets Teil der Lösung und nie Teil des Problems zu sein.

Meine Praxis-Tipps: (1.) Motivieren Sie frustrierte Mitarbeiter dazu, weiter zu machen; jetzt bloß nicht aufzugeben. Helfen Sie, die Kritik des Auftraggebers zu interpretieren, sie konstruktiv, statt destruktiv zu machen. Und klären Sie, dass die Kundengenehmigung nicht das einzige Maß der Dinge ist. (2.) Trainieren Sie Ihre Auftraggeber beziehungsweise deren Entscheider in Sachen konstruktiver Kritik. Erklären Sie ihnen, wie Kritik sein muss, um schnell zu besseren Lösungen führen zu können. Oder schicken Sie Ihre Kontaktpersonen einfach einen Tag in meine Kontakterschule. Dann klappt's auch mit der konstruktiven Kritik.

7. "Wir brauchen nur noch eine gute Idee. Lass' uns mal Brainstormen!"
Das gute alte Brainstorming von Osborne ist etwas in Verruf geraten in den letzten Jahren. Nicht etwa, weil es inzwischen so viele neue, bessere Kreativitätstechniken gäbe, sondern vielmehr, weil es selten nach dem Lehrbuch durchgeführt und oft naiv gedacht dafür herhalten muss, schnell die rettende Idee zu finden. Und genau da liegt das Problem. Brainstormings funktionieren selten unter Leistungs- und Zeitdruck. Im Gegenteil, sie benötigen eine entspannte Atmosphäre, ausreichend Zeit sowie gelassene Teilnehmer, um brauchbare Ergebnisse liefern zu können.

Mein Praxis-Tipp: (1.) Lassen Sie Brainstormings nur von Mitarbeitern moderieren, die in der Technik des Brainstormings ausreichend bewandert sind. (2.) Vermeiden Sie jede Art von Druck auf das brainstormende Team. (3.) Lernen Sie alternative Kreativitätstechniken kennen und anzuwenden. Meine Kontakterschule zeigt Ihnen gerne, welche Kreativitätstechniken Ihnen bei welcher Problemstellung am besten helfen können und trainiert, auf Wunsch, Ihre Mitarbeiter darin.

8. "Wir machen das am Wochenende fertig."
Vorausgesetzt Ihre Teams planen den Arbeitsaufwand von Projekten realistisch, halten sich an die vereinbarten Zeitvorgaben und verfügen über die notwendigen personellen Ressourcen, sollten Überstunden und Wochenendarbeit die absolute Ausnahme bleiben. Falls in Ihrer Agentur häufig auch spät abends und an den Wochenenden noch das Licht brennt, ist das ein Indikator dafür, dass Ihre Teams Probleme haben mit der persönlichen Produktivität oder ihrem Zeitmanagement. Fortgesetzte Überstunden und häufige Wochenendarbeit, verbunden mit Stress sind gefährliche Vorläufer von Erschöpfungssyndromen und können schnell in Burn-out enden.

Meine Praxis-Tipps: (1.) Finden Sie heraus, warum sich Projekte scheinbar nicht während der normalen Arbeitszeiten fertigstellen lassen. (2.) Je nach Ursache helfen Sie betroffenen Mitarbeitern den voraussichtlichen Arbeitsaufwand realistischer einzuschätzen oder deren Produktivität zu erhöhen und Ablenkungen zu vermeiden. Meine Kontakterschule hat mit Produktivitäts-Trainings ("Getting Things Done") schon vielen Teams dabei helfen können, mit weniger Arbeit mehr zu erreichen.

Bleiben Sie sensibel und behalten Sie ein offenes Ohr für die versteckten Hilferufe Ihrer Teamleiter, damit Sie nicht erst dann merken, dass ein Projekt gründlich in Hose geht, wenn es zu spät ist. Letztlich bleibt es Ihre Verantwortung als Führungskraft, dass Ihre Agentur die Projekte Ihrer Kunden zeit- und budgetgerecht sowie erfolgreich abschließt, so Ihre Kunden bindet und wirtschaftlich erfolgreich bleibt. Und weil Verantwortung-Tragen ja bekanntlich leichter fällt, wenn man ein paar Schultern mehr hat, kann es überhaupt nichts schaden, sich den New Business Doctor an die Seite zu holen beziehungsweise die Kontakterschule damit zu beauftragen, die Produktivität Ihrer Agentur signifikant zu erhöhen.